Gerenciar o estoque de uma empresa é parte fundamental para o desenvolvimento desta. Setor dos mais importantes na cadeia administrativa de qualquer organização, gerenciar bem o estoque é certeza de que tudo na empresa funcionará bem. Vejamos as melhores formas de realizar isso.

Em qualquer organização o estoque é entendido como setor onde são armazenados os insumos para alimentar a produção, o local que se guarda mercadorias para comercialização e área onde se guardam equipamentos para prestação de serviço. Podemos ver que suas denominações mudam de acordo com as atividades da empresa. Porém, duas coisas são certas:

1. Faltar produtos é ruim

2. Ter produtos desnecessários também

Então já de início percebe-se que o gerenciar o estoque é mantê-lo num nível adequado as demandas da empresa. Por isto, o primeiro passo para sua gestão eficiente é ter o controle do estoque.

Como controlar o estoque?

A primeira tarefa de quem deseja gerenciar o estoque, é realizar um inventário. Começar do zero, e contar todos os produtos disponíveis nas prateleiras do armazém. A partir dessa contagem, alimentar planilhas de controle, ou adotar softwares de gestão do estoque ficará mais fácil.

Esse momento servirá para reavaliar a posição de alguns produtos. Daí já se segue para segunda é etapa: a reorganização.

A criação de ruas e posicionamento de estantes em seu armazém não pode ser aleatório, ele precisa seguir uma lógica que atende a:

• Perecibilidade – produtos com que tem datas de validade mais curtas, deverão estar mais próximos da saída do estoque. Normalmente é o que determina a arrumação de estoques de empresas que trabalham com alimento. É certo que alguns produtos têm armazenagem diferenciada, como os produtos frigoríficos.

• Rotatividade – outra forma de considerar sua organização é pela rotatividade dos produtos em seu estoque, devem estar sempre mais acessíveis aquelas mercadorias com alto giro no depósito.

É possível criar um fluxograma para definir o perfil de cada item, e assim avaliar como irá posiciona-lo no estoque. Esse desenho das ruas no estoque faz grande diferença na gestão deste setor, então dedique um bom tempo no planejamento do layout.

Momento de montar o cronograma

Com o espaço físico do estoque arrumado, o passo seguinte é criar um calendário de compras. Depois que conhece a rotatividade dos produtos que comercializa ou produz, fica mais fácil saber quando é necessário comprar novas mercadorias para reposição, e assim nunca faltar ou ter excedentes.

Essa espécie de estudo deve dá origem a um cronograma, que será baseado, também, no fluxo de caixa da empresa, ou de arranjos específicos com fornecedores.  Junto a isso é ideal que crie quantidades mínimas dos produtos, é a forma de pontuar as exceções dentro de sua programação de compras.

Salientamos que esse é ponto chave para gerenciar o estoque de uma empresa, e uma das melhores formas de se reduzir os custos no setor.

Tecnologia para gerir o estoque

Atualmente gerenciar estoque tem o auxílio de diferentes tecnologias, e isto ajuda a trazer segurança a todo processo de entrada e saída de produtos. Destacaremos aqui 3 ferramentas que ajudarão a controlar o estoque:

• Coletor de dados – é uma espécie de computador de mão que ajuda a catalogar todos os produtos do estoque. Ele é apontado para caixas ou outras formas de embalagens, computar o produto e ao final as informações são baixadas num desktop.

• Etiquetas inteligentes – em códigos de barra ou QR Code, as etiquetas juntam informações preciosas para o controle de estoque, e também para os outros processos logísticos como o transporte. Elas carregam todos os dados do produto (dados da empresa, data de fabricação, lote, etc).

• Softwares de gestão empresarial – aqui a ideia é fazer a gestão do estoque associada a outros setores da empresa, como vendas e financeiro. Ao realizar uma venda, por exemplo, o estoquista recebe a informação em tela (já com a nota fiscal emitida), separa o produto e realiza os processos de liberação. Se a própria empresa realiza o transporte, a informação da entrega ao produto no destino final também pode ser vinculada, fechado todo ciclo.

Gerenciar o estoque de uma empresa é acima de tudo manter a organização, e vimos que existem técnicas e ferramentas próprias para isso. Adote-as que logo deixará de ter problemas nesse setor.